Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.
Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi dalam organisasi yaitu proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam hubungan jaringan yang saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang selalu berubah-ubah. (Goldhaber,1986).
Proses komunikasi dalam organisasi
Sebelum komunikasi dapat terjadi dibutuhkan suatu tujuan yang terekspresikan sebagai pesan untuk disampaikan antar seorang sumber dan penerimanya yang menghasilkan transfer dan pemahaman data, proses komunikasi (communication process) sebagai berikut :
Pengirim à Penyandian à Pesan à Saluran à Penerjemah Sandi à Penerimaan à Gangguan à Umpan Balik.
Pengirim mengirimkan sebuah pesan dengan cara menyandikan pemikirannya. Pesan tersebut adalah produk fisik aktual dari penyandian oleh pengirim. Saluran merupakan perantara yang dipakai pesan dalam menempuh perjalanan. Saluran tersebut dipilih oleh pengirim, apakah ia hendak menggunakan saluran yang formal atau informal. Saluran formal (formal channels) disediakan oleh organisasi dan berfungsi sebagai penyampai pesan-pesan yang berhubungan dengan aktivitas profesional dari para anggotanya. Saluran informal (informal channels) yaitu saluran komunikasi yang diciptakan secara spontan dan muncul sebagai tanggapan terhadap pilihan-pilihan individual. Penerima adalah objek yang menjadi sasaran dari pesan itu. Tetapi sebelum pesan tersebut dapat diterima, simbol-simbol didalamnya harus diterjemahkan menjadi bentuk yang dapat dipahami oleh penerima. Langkah ini disebut penerjemahan sandi dalam pesan. Gangguan mewakili berbagai hambatan komunikasi yang mengacaukan kejelasan pesan. Mata rantai yang trakhir dalam proses komunikasi adalah lingkaran umpan balik yaitu sarana pengecekan mengenai seberapa berhasil kita telah menyampaikan pesan kita seperti yang dimaksudkan pada awalnya. Hal ini mementukan apakah pemahaman telah tercapai.
Menurut Mintzberg, terdapat tiga peran manajerial yang dapat diterapkan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi. Yaitu: peran antarpribadi (interpersonal roles), peran informasional (informational roles), dan peran keputusan (decisional roles). Jadi melalui masing-masing peran tersebut seorang manajer harus mampu mengomunikasikan ide, gagasan atau informasi kepada karyawannya, sehingga mereka dapat memahami pesan yang telah disampaikan dengan baik dan efektif.
Peran manajerial dalam suatu organisasi dapat dijelaskan lebih rinci sebagai berikut:
Peran Antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figur, manajer, penghubung.
Peran Informasional
Monitoring, peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk mengawasi bawahan agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.
Penyebar Informasi, peran manajer untuk menyebarluaskan atau menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi tersebut.
Juru Bicara, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang juru bicara yang baik, khususnya yang berkaitan dengan penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan penting organisasinya kepada pihak lain (eksternal).
Paran Keputusan
Wirausaha, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur, dinamis, ulet, kreatif, inovatif, responsif, bertanggung jawab, berani mengambil resiko, dan berwawasan luas.
Pemecah Masalah, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi
Pengalokasi Sumber Daya, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai orang yang mampu mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki secara baik. Seperti sumber daya manusia, sumber daya keuangan, sumber daya informasi, dan lain sebagainya.
Negosiator, kemampuan ini sangat diperlukan oleh seorang manajer ketika berhubungan dengan pihak eksternal organisasi.
Keberhasilan komunikasi dalam suatu organisasi merupakan aset penting bagi pencapaian sasaran atau tujuan organisasi tersebut. Keberhasilan komunikasi yang tercermin dalam efektivitas dan efisiensinya merupakan alat perekat organisasi yang juga mempengaruhi nama baik (goodwill) organisasi yang bersangkutan.
3. Cara penyaluran ide melalui komunikasi
Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan gerak gerik badan seperti tersenyum,menggelengkan kepala, dan mengangkat bahu. Dalam menyalurkan ide atau solusi harus ada si pengirim (sender) dan si penerima (receiver). Ide-ide yang diambil pun tidak sembarangan, tetapi ada penyaringan dan seleksi untuk diambil ide manakah yang terbaik untuk di ambil dan dilaksanakan untuk oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan bersama,serta visi dan misi suatu organisasi.
Adapun tahapan-tahapan cara menyalurkan ide melalui komunikasi :
Adapun tahapan-tahapan cara menyalurkan ide melalui komunikasi :
- Ide (gagasan) oleh sender.
- Perumusan yaitu dalam perumusan ini ide si sender disampaikan oleh kata-kata.
- Penyaluran (transmitting) yaitu penyaluran ini bisa lisan,tertulis,simbol maupun isyarat,dll.
- Tindakan yaitu tindakan ini sebagai contoh perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.
- Pengertian yaitu kata-kata si sender dalam perumusan tadi dijadikan ide oleh si penerima.
- Penerimaan yaitu ide atau informasi ini diterima oleh penangkap berita (receiver).
Dalam membina kerjasama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi. Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama, pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang tepat dan se-efektif mungkin sehingga koordinasi dan kerja sama benar-benar dilaksanakan dengan tepat juga.
4. Hambatan-hambatan komunikasi dalam organisasi:
Ø Hambatan Teknis
Keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi semakin berkurang dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi, komunikasi dan informasi. Sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efisien sebagai media komunikasi. Menurut Chruden dan Sherman, dalam bukunya Personnel Management , 1976, jenis hambatan teknis dalam komunikasi :
a. Tidak adanya rencana dan prosedur kerja yang jelas
b. Kurangnya informasi atau penjelasan.
c. Kurangnya keterampilan membaca.
d. Pemilihan media (saluran) yang kurang tepat.
Ø Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balik arti dan pengertian (komunikan dan komunikator), tapi seringkali proses penafsirannya keliru. Tidak adanya hubungan antara simbol dan dengan apa yang di simbolkannya dapat mengakibatkan data yang dipakai ditafsirkan sangat berbeda dari apa yang dimaksudkan sebenarnya. Untuk menghindari misi komunikasi yang seperti ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat sesuai dengan karakteristik komunikannya, dan melihai kemungkinan penafsirannya terhadap kata-kata yang dipakai.
Ø Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi, presepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan panca indera manusia,dll.
Menurut Chruden dan Sherman:
a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia yaitu perbedaan umur, perbedaan presepsi,perbedaan keadaan emosi, perbedaan status, keterampilan mendengarkan, penyaringan dan pencairan informasi.
b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi yaitu Suasana iklim kerja dapat mempengaruhi sikap dan perilaku staff dan efektifitas komunikasi organisasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar